# Jumlah yang Melihat Tulisan Ini : 3917

PDFBaru-baru ini di kampus saya harus membuka beberapa dari ratusan CD yang isinya berkas tugas akhir mahasiswa. Kebetulan ada kebijakan agar semua mahasiswa yang telah selesai membuat skripsi diwajibkan menyerahkan satu CD yang isinya berkas digital dari skripsi mereka. Agak tertegun juga ketika saya melihat hampir semuanya memasukkan berkas dengan ekstensi DOC / DOCX pada CD. Bukankah jenis ekstensi itu masih bisa diedit ?

Lalu kalau kita search pada Google dengan menggunakan perintah ext:doc dan kita tambahkan beberapa kata kunci, maka kita akan dapatkan berkas-berkas dengan ekstensi itu bertebaran di Internet. Bagi saya, agak kurang cerdas kalau kita mengunggah sebuah berkas yang masih dapat diedit ke Internet dan membiarkan siapa saja mengunduhnya. Pasalnya jelas. Orang dapat mengubah halaman depannya, mengganti namanya, lalu berkas itu diakui sebagai hasil karyanya, entah itu dilakukan pada medium online atau pada konteks non-online. Ya tentu saja ada perkecualiannya, yaitu bila dokumen itu memang diniatkan untuk dibagikan isinya atau dokumen itu merupakan sebuah formulir yang harus diisi, misalnya. Oleh karena itu, mengunggah atau berbagi sebuah berkas harus dilakukan dengan kehati-hatian. Salah satunya adalah dengan mengkonversi dokumen tersebut dalam bentuk untuk-dibaca-saja (read-only). Pilihan populer untuk itu adalah berkas dengan ekstensi PDF (Portable Document Format)

Tidak perlu dijelaskan lagi apa itu PDF. Lebih jauh tentang jenis berkas ini dapat dibaca di Wikipedia. Yang mungkin akan menjadi masalah adalah pada kemungkinan penggunaannya dan pengelolaannya. Yang akan kita hadapi tidak sekedar mengkonversi berkas-berkas ke bentuk ekstensi itu. Dari pengalaman, saya mendapati adanya perangkat-perangkat lunak (dan aplikasi web) yang fungsinya ada di seputar PDF, tapi bukan urusan konversi saja, dan penting sekali diketahui. Untuk lebih lengkapnya, akan saya sebutkan dan jelaskan dari yang paling umum berikut ini :

1. PDF Converter

Sejak Microsoft Office 2007 membuat berkas PDF jadi urusan mudah, karena yang kita lakukan cukup save as, tapi masih cukup banyak yang menggunakan Microsoft Office 2003. Untuk itu dibutuhkan konverter tersendiri. Ada banyak freeware untuk ini. Misalnya yang bisa diunduh di Filehippo adalah PrimoPDF, CutePDF Writer, dan PDF Creator. Kalau tidak mau repot dengan instalasi, bisa digunakan konverter online, seperti di freepdfconvert.com atau docupub.com/pdfconvert. Yang online itu mungkin kelihatannya praktis, tapi kita tidak tahu, berkas kita barangkali ikut dikopi oleh si empunya situs.

2. PDF Reader

Bahkan Windows sendiri sampai versi terakhirnya (Windows 7) tidak menyediakan PDF Reader secara default, meski kita sudah menginstal Office sekalipun. Artinya, kita harus memasangnya sendiri. Kalau ingin lengkap dan bisa menangani konten PDF apapun, ya tentu saja Adobe Reader, yang pada versinya yang terakhir diklaim bisa membuka dan memutar filem yang di-embedd pada berkas PDF (saya belum coba itu). Tapi Adobe Reader ukurannya cukup besar (lebih dari 50 mega). Saya lebih suka yang simpel saja, seperti Foxit Reader. Kalau mau agak gaya, bisa gunakan Corel PDF Fusion (ini program berbayar), yang menyajikan fitur “Flick View”, di mana kita bisa menampilkan halaman-halaman berkas PDF seperti sebuah filem (flick). Kalau mau sangat sederhana, bisa gunakan Sumatra PDF Portable (hanya 2 megaan saja).

3. Image to PDF (dan sebaliknya)

Siapa bilang yang bisa di PDF-kan hanya berkas Office ? berkas berupa gambar / image pun bisa. Tapi apakah kita akan membutuhkan ini ? Saya membutuhkannya bila ada bagian dari halaman-halaman sebuah laporan, misalnya, yang mau tidak mau harus berbentuk gambar dan karena alasan tertentu tidak ingin di-insert pada Word. Lainnya lagi, ada sekumpulan berkas / dokumen yang aslinya memang dalam bentuk image / JPG, lalu untuk alasan keringkasan kita ingin menyatukannya dalam sebuah berkas saja (seperti kalau kita mencoba mengunduh buku dari Google Books :). Pilihan saya untuk keperluan ini adalah “JPG to PDF Converter”. Tapi lalu bahkan ada juga perangkat lunak yang melakukan sebaliknya, yaitu mengkonversi berkas PDF ke dalam halaman-halaman terpisah dalam bentuk image. Untuk keperluan ini bisa digunakan “Office Convert PDF to JPG JPEG TIFF Free”.

4. PDF Merge and Split

Maksudnya adalah menggabungkan (merge) beberapa berkas PDF, dan / atau memisahkannya (split). Kapan kita perlu melakukan merge ? Misalnya ada dokumen yang bentuk aslinya memang terpisah-pisah, bahkan di antaranya ada berkas JPG (yang harus kita konversi dulu ke PDF) lalu semuanya ingin kita satukan. Kapan kita mesti melakukan split ? Misalnya ketika kita menemukan bagian menarik pada sebuah ebook yang ukurannya besar. Kita potong saja bagian yang akan kita baca, lalu kita masukkan ke smartphone / tablet dan bisa kita baca-baca sambil diperjalanan dan si smartphone tidak harus kewalahan membuka berkas PDF yang sedemikian gemuk. Pilihan saya untuk keperluan ini sama seperti nama nomor 4 ini, yaitu PDF Merge and Split dari Simpo.

5. PDF Watermarking

Barangkali akan ada yang bilang ini untuk keperluan orang yang paranoid. Karena seperti pada foto saja, kok mesti ada watermark di PDF ? (Watermark artinya memberi tanda, memberi cap, bisa berbentuk tulisan atau logo). Kita sebagai yang empunya dokumen berhak melakukan apapun pada dokumen ciptaan kita. Saya pernah menggunakan ini pada PDF yang isinya (kebetulan) sekumpulan foto yang disatukan, tapi jelas tidak menutup kemungkinan ini digunakan untuk PDF yang aslinya dari berkas Office. Yang pernah saya gunakan (baru sekali) adalah A-PDF Watermark.

6. PDF Metadata Editor

Ini juga untuk orang paranoid :) Metadata kurang lebih artinya data yang tersembunyi pada sebuah berkas PDF, yang misalnya menjelaskan kapan PDF dibuat, perangkat lunak yang digunakan, siapa yang membuat, kata kunci tentang konten di dalam berkas PDF, dan sebagainya. Ini sebenarnya perlu karena identitas dari sebuah berkas perlu lengkap dan detil, tidak hanya dari yang dinyatakan pada konten PDF-nya itu sendiri. Pilihan saya adalah Becy PDF Metaedit. Baru beberapa hari lalu saya menggunakannya.

7. PDF Optimizer

Mengapa berkas PDF perlu dioptimalkan ? Masalah utamanya adalah pada ukuran berkas yang kerap membuat PDF reader menjadi lamban (sluggish)bahkan membuatnya hang. Besarnya sebuah berkas PDF kadang karena resolusi gambar di dalamnya sangat tinggi atau ada halaman-halaman kosong yang sebenarnya bisa dibuang. Akan tetapi, semua itu saya kira lebih pada masalah resolusi gambar di dalamnya, karena kalau hanya teks tentu bisa diusahakan berukuran kecil. Saya belum pernah menggunakan ini, tapi yang layak dicoba adalah A-PDF Scan Optimizer.

8. PDF to Word

Nah, barangkali ini langsung terkesan bertolak belakang dari tujuan mem-pdf-kan berkas-berkas Office. Sebuah berkas yang sudah diusahakan untuk dibuat read-only kok ini malah dibuat kembali jadi editable ? Masalahnya, jujur saja bukankah kita kadang membutuhkannya ? Memang bisa digunakan untuk kepentingan yang sifatnya pembajakan konten, tapi bayangkan kalau begini. Sebuah formulir di Internet disediakan dalam bentuk PDF, lalu mesti disampaikan lagi dalam bentuk PDF. Apakah kita mesti mencetak berkas PDF itu, mengisinya dengan mesin tik manual, men-scan hasilnya, lalu dibuat menjadi PDF ? Betapa repotnya! Dengan menggunakan “Free PDF To Word Doc Converter” misalnya, kita bisa membalikkan sebuah PDF menjadi Word. Tapi dari pengalaman, saya bisa bilang bahwa bila sebuah berkas PDF isinya kompleks, maka hasilnya hanya akan berupa teks saja. Lay out dan detil lainnya tidak ikut terkonversi dengan sempurna, bahkan hilang. Ya sekurangnya ini menjadi semacam peringatan bagi kita semua, bahwa meskipun berkas PDF itu dirancang hanya read-only, tapi ia masih punya potensi untuk dikembalikan ke bentuk yang editable. Oleh karena itu, sekurangnya, PDF Watermarking yang saya uraikan di atas jadi terasa penting juga. Demikian pula dengan PDF Metadata Editor.

9. PDF Password Remover

Nah yang ini apalagi! Ini jelas-jelas malah akan menghilangkan proteksi dari sebuah berkas PDF. Tapi jangan salah, perangkat lunak ini sifatnya hanya menghilangkan password, dan untuk bisa melakukan itu kita harus tahu password-nya apa. Kalau kita tidak tahu password-nya, tetap saja sebuah berkas PDF ber-password tetap tidak akan bisa dibuka. Untung saja sejauh ini saya belum pernah mengalami harus membuka berkas penting yang kebetulan ber-password, tapi saya menyimpannya untuk jaga-jaga. Yang saya maksud adalah “Wondershare PDF Password Remover”. Yang saya alami, ada beberapa orang yang sekedar membuat berkas PDF nya tidak bisa dicetak. Kalau hanya ini proteksinya, si Wondershare itu masih bisa menanganinya dengan baik.

10. PDF Batch Converter

Seharusnya ini saya taruh pada nomor 2, tapi ingatnya baru sekarang. Ya sudah :) Perangkat ini sungguh penting untuk memudahkan pekerjaan kita. Biasanya kalau kita mengkonversi PDF, yang kita lakukan hanya pada satu berkas Office saja. Nah, sekarang bagaimana kalau kita harus mengkonversi banyak berkas sekaligus ? Akan melelahkan sekali kalau harus klik satu-satu. PDF Batch Converter bisa menangani itu. Yang saya tahu bisa menjalankan fungsi ini adalah “Corel PDF Fusion” dan “Batchwork DOC to PDF Converter”.

Kira-kira itulah 10 perangkat lunak yang penting kita ketahui dan gunakan untuk melindungi hasil karya kita. Barangkali masih ada yang lain, tapi sekurangnya saya sudah membuat daftar tentang kemungkinan apa saja yang ada yang dapat kita lakukan dalam kaitannya dengan berkas dengan format PDF. Intinya, mulai sekarang jangan lagi kita langsung mengunggah berkas / dokumen yang masih dalam keadaan editable. Bukan paranoid, tapi untuk keamanan kita sendiri juga nantinya.

Bagikan pada media sosial :